Помилки в електронних медичних записах обходяться дорого. Як їх уникнути або виправити?

Комп’ютеризація та інформатизація закладів охорони здоров’я стали своєрідною перепусткою в реформу. Але процес «занурення у віртуальний світ» продовжується. Нині ведення електронних медичних записів – такий же обов’язок лікаря, як і огляд пацієнта. Не всім він подобається та вдається, тож накопичився перелік непорозумінь між медиками й «електронним оком» НСЗУ.

Як їх уникнути та виправити – розповідає директор Департаменту розвитку електронної системи охорони здоров’я НСЗУ Дмитро Черниш.

Які документи визначають правила «спілкування» з ЕСОЗ?

ВЗ Ведення електронних медичних записів – нова практика для лікарів. Наскільки вона юридично унормована?

Дмитро ЧЕРНИШ, директор Департаменту розвитку електронної системи охорони здоров’я НСЗУ

– Сьогодні електронна система охорони здоров’я (ЕСОЗ) є одним із головних інструментів реалізації реформи фінансування у сфері охорони здоров’я. Тож можна говорити про те, що на разі в Україні паралельно реалізується дві реформи: зміна механізмів фінансування галузі і перехід на електронні інструменти. Вони дуже тісно переплітаються та сприяють одна одній. Вперше поняття «електронна система охорони здоров’я» було юридично унормовано у Законі України «Про державні фінансові гарантії медичного обслуговування населення». Там же визначено основні правила: надавачі медичних послуг працюють в цій системі, вносять дані, на основі яких формуються звіти, відповідно до яких НСЗУ виплачує кошти. Пізніше було розроблено низку підзаконних актів. Постановою Уряду № 411 затверджено порядок функціонування ЕСОЗ, Наказом МОЗ України № 503 визначено, як подаються електронні декларації, Наказом № 586 – як «ходять» електронні направлення, Наказом № 587 – як функціонують електронні медичні записи. Всі ці нормативні документи зобов’язують надавачів медичних послуг, що уклали договір з НСЗУ, використовувати електронну систему охорони здоров’я і вести електронні медичні записи.

З наступного року користувачів ЕСОЗ побільшає

ВЗ Тих, хто не укладав таких договорів, це взагалі не стосується?

– Станом на сьогодні – ні. Однак з 1 січня 2021 року така вимога поширюється на всі без винятку заклади охорони здоров’я, які відповідно до законодавства зобов’язані надавати безоплатні медичні послуги. Тобто це й відомчі заклади, і клініки НАМН України. Приватні клініки можуть працювати в ЕСОЗ, якщо виявлять таке бажання, або ж законтрактуються на окремі пакети Програми медичних гарантій. Без реєстрації в системі вони не зможуть підписати договір із НСЗУ.

З’явилися нові функціонали

ВЗ Які дані мають вносити лікарі?

– Уже пройдено три етапи масштабування ЕСОЗ. У 2018 році первинка почала працювати з електронними деклараціями, у 2019-му запрацювали електронні рецепти на «Доступні ліки», у 2020-му на всіх рівнях надання медичної допомоги з’явився новий функціонал – електронні направлення та електронні медичні записи. Останні реалізовано відповідно до тих медичних послуг, які надаються конкретним закладом. На первинці – своя специфіка кодування, там використовується класифікатор ICPC-2. На спеціалізованій ланці введено два функціонали. Перший – для амбулаторних послуг (електронні медичні записи про консультацію у вузького спеціаліста, процедури, діагностичні послуги, лабораторні дослідження). Другий – для стаціонарів (оформлення госпіталізації та виписки пацієнта). Тобто вносяться дані про всі проліковані випадки.

Коли зникнуть паперові документи?

ВЗ А якщо це платні послуги?

– Обов’язковим є внесення всіх медичних записів стосовно пакетів, на які заклад уклав договір із НСЗУ. Інакше це буде розцінюватися як порушення його умов. Та й заклад в такий «хитрий» спосіб сам себе покарає – НСЗУ не побачить інформації про надані послуги та не заплатить за них. Водночас у Наказі МОЗ № 587 зазначено, що електронні медичні записи в таких закладах вносяться без «прив’язки» до договору з НСЗУ. Це знаменує поступовий перехід лікарів з паперового «поля» роботи на електронне. Нині відбувається процес скасування низки наказів МОЗ, які регулюють ведення паперової роботи, аби не було дублювання записів. Бо з одного боку запроваджено електронні інструменти, а з іншого не скасовано паперових документів. Ми попереджали: такий перехідний період не зовсім зручний, але він логічний і виправданий. Маємо надію на те, що з 2021 року паперові форми звітності відійдуть у минуле. Однак це залежить від МОЗ, яке має прийняти відповідне рішення.

НСЗУ збирає тільки базову інформацію

ВЗ Нині заклади працюють з різними медичними інформаційними системами, які пропонують додаткові сервіси, чи не виникне проблема при зведенні даних на рівні НСЗУ?

– Ні. Центральна база даних приймає певний набір даних. Ми не збираємо надлишкової інформації – лише базову. Всі медичні інформаційні системи (МІС) протестовані на спроможність передати необхідні нам дані. Якщо вони працюють із закладом по більшому обсягу інформації, ми в це не втручаємось, бо швидше за все таким був запит закладу (у зв’язку зі специфікою діяльності, вивченням додаткових можливостей тощо), і це його право.

Що робити, коли система «підводить»

ВЗ Чому виникає багато скарг на те, що електронна система «зависає», допускає помилки, не зберігає дані?

– Тимчасові збої притаманні будь-якій електронній системі, особливо коли вона нова і настільки масштабна, як наша. Це звичне явище. На початку запуску ЕСОЗ дійсно працювала із затримками. Зараз їх немає. А якщо трапляються локальні, то інформацію про них передусім потрібно доносити до МІС, з якими заклади уклали договори. Адже вони їм платять кошти за послуги, тож повинні вимагати якісного їх надання. МІС – це партнер, якого потрібно в першу чергу інформувати про найменші проблеми в роботі (система не функціонує чи працює повільно тощо) і вимагати їх усунення. Служба підтримки МІС приймає заявку й або вирішує проблему, якщо вона виникла з їхнього боку, або передає інформацію в НСЗУ, якщо раптом трапився збій на рівні центральної бази даних. Тому не потрібно панікувати, перш ніж обурюватися у соцмережах тим, що «все не працює», краще звернутися до МІС і чітко сформулювати свою проблему та побажання. Тоді її можна буде зрозуміти та вирішити. Адже МІС «прицільно» працює з конкретним закладом, тож має технічну можливість розібратися, чому стався той чи інший збій.

Працювати – персонально, скаржитися – колективно

ВЗ Звертатися за допомогою має кожен лікар окремо?

– Бажано, аби в лікарні були окремі працівники (чи працівник, коли колектив закладу невеликий), які відповідають за зв’язок з МІС. Це можуть бути не медики. Як свідчить практика, там, де створено такі «відділи підтримки», лікарям працюється набагато легше, проблемні питання ідентифікуються та швидко вирішуються. Однак це зовсім не означає, що згадані працівники мають бути своєрідними статистами і замість лікарів вносити електронні медичні записи. Всі медичні працівники мають працювати в ЕСОЗ персонально – отримати доступ, вносити записи від свого імені, засвідчувати їх своїм кваліфікованим електронним підписом. Бо статисти можуть видозмінювати інформацію, оскільки не розуміють багатьох аспектів і не несуть за неї відповідальності. Тому керівники мають подбати про навчання «електронній грамоті» всіх медичних працівників, а не окремих осіб. До того ж персонал має постійно вдосконалювати набуті знання.

Немає підтримки МІС – шукайте іншу

ВЗ А якщо МІС не влаштовує, краще розірвати договір та знайти іншого партнера?

 – Юридична служба закладу має уважно вивчити умови договору, прописати в них санкції на випадок, якщо МІС не виконуватиме свої зобов’язання. Або й можливість передчасно розірвати договір у разі систематичного ігнорування претензій закладу. Немає підтримки від партнера – шукайте іншого. Хоча слід зазначити, що процедура обрання МІС (а по суті закупівлі платних послуг згідно із законом України «Про публічні закупівлі») не така вже проста. Однак її потрібно пройти. До того ж багато МІС безкоштовно надають функціонал на кілька місяців, доки завершиться процедура закупівель. Зазвичай заклади не поспішають змінювати МІС, хоча цьогоріч такі випадки трапляються часто – в ЕСОЗ зайшло дуже багато закладів. Вочевидь, належної уваги вибору інформаційної системи вони не приділяли: обрали того, хто перший запропонував їм свої послуги. Але ринок швидко структурується. Залишаться хороші, клієнтоорієнтовані МІС, які прагнуть надавати якісні послуги, інші ж зникнуть, або теж почнуть працювати як слід.

Де безкоштовно навчитися працювати в ЕСОЗ

ВЗ Окрім технічних питань, потрібно навчити лікарів працювати з інформацією. Чи вони мають опановувати ази кодування самостійно?

– Навчити працювати в інтерфейсі має МІС. Тому потрібно наполягати на тому, аби включити таку вимогу в умови договору. Питання кодування, використання електронних медичних записів більш комплексне. Зараз ним активно займається «Академія НСЗУ». Для ведення медичних записів на рівні первинної допомоги використовується простий класифікатор, по ньому є досить багато матеріалів від міжнародних партнерів, НСЗУ і МІС. Щодо спеціалізованої ланки, то краще звертатися до «Академії НСЗУ», яка розміщує експертні перевірені рекомендації, котрі відповідають українським та міжнародним стандартам. На нашому сайті є онлайн курси на тему кодування, після їх проходження лікарі отримують відповідні сертифікати. Також є окремі навчальні матеріали, присвячені різним пакетам послуг, групам населення, захворюванням, використанню даних ЕСОЗ тощо. Водночас ми організували серію вебінарів, куди запросили клініцистів, експертів Програми медичних гарантій, спеціалістів ІТ – вони пояснюють, як вести електронні медичні записи, відповідають на питання слухачів. Таку інформацію лікарі отримують безкоштовно. Подібні навчання можуть пропонувати і фахівці МІС, однак, зважаючи на особливу специфіку, їх вкрай мало. Окрім всього існує ще й ринок платних послуг у сфері навчання персоналу. Якщо керівник закладу вирішив скористатися ними, то потрібно уважно аналізувати, що це за організації, кого вони пропонують у якості спікерів тощо.

Як виправити помилковий запис і чим він загрожує? 

ВЗ Якщо інформація в ЕСОЗ внесена неправильно, заклад ризикує втратити кошти від НСЗУ. Чи можливо виправити помилку заднім числом?

– Дійсно, якщо послуга закодована неправильно, то такий електронний медичний запис не буде враховано у звітах закладу і він не отримає відповідних коштів. Отже потрібно деактивувати такий запис, позначити його як помилковий та ввести новий. Це подвійна робота для лікаря, але вона необхідна для того, аби не втратити фактично зароблені кошти. Функціональні можливості електронної системи дають змогу вносити історичні дані. Жоден запис із неї не видаляється: ми бачимо, що припустилися помилки, потім її виправили, створили новий запис. Внесення ж завідомо хибних даних з наступними спробами їх знищення розцінюватиметься як зловживання з боку конкретних лікарів або навіть закладів. Тож департамент моніторингу НСЗУ обов’язково перевіряє підозрілі випадки, аби з`ясувати – це наслідок недбалості, невміння працювати з ЕСОЗ чи намагання «накрутити» послуги, яких не надавали у закладі.

НСЗУ верифікує дані за різними моделями

ВЗ Мабуть, найчастіше це все-таки невміння?

– Водночас ми спостерігаємо не досить високу культуру введення медичних записів. Тобто як тільки у лікаря чи медсестри з’являється можливість не вказати якихось даних при реєстрації пацієнта, вони їх і не вказують. А іноді й обов’язкові дані ігноруються, або ж замість достовірної інформації вноситься вигадана. Тому НСЗУ проводить активну верифікацію отриманої інформації, застосовуючи різні моделі: автоматичні, напівавтоматичні, перевіряємо дані «вручну», безпосередньо зв’язуючись із закладами, лікарями й наполягаючи на внесенні актуальної та правдивої інформації. Адже згідно із законодавством це їх безпосередній обов’язок. Наприклад, сімейний лікар повинен обов’язково внести дані паспортів та ІПН, якщо його пацієнти раніше їх не мали (дитяче населення), зафіксувати зміни прізвища у жінок після вступу до шлюбу, не кажу вже про важливість оновлення медичної інформації.

ВЗ Хто може нею скористатися та чи обов’язково для цього потрібна прив’язка до робочого місця? Адже лікарі нарікають на те, що їм доводиться вносити дані вдома – на роботі не встигають.

– Це неправильно – вдома потрібно відпочивати. Необхідно належним чином організувати процес і добре навчити лікаря, аби внесення записів не забирало в нього багато часу. Щодо «прив’язки» до робочого місця, то це залежить від обраної МІС. Деякі з них надають доступ тільки закладу, інші ж налаштовують його персонально під лікаря, тому він може «заходити» туди незалежно від девайсу та місця його розташування. Щодо рівнів доступу, сімейний лікар бачить всю інформацію про пацієнтів, з якими підписав декларації. Фахівці іншого профілю (лікарі ЕМД, «вузькі» спеціалісти) – лише ту, яку самі вносять, а також яка стосується направлення до них пацієнта (відповідний медичний запис вносить сімейний лікар). Загальна інформація, необхідна на випадок надання екстреної допомоги (група крові, наявність алергії, проведені щеплення), знаходиться в полі зору всіх лікарів. Водночас лікарі-спеціалісти можуть запросити доступ до інших даних, внесених в медичну картку. При цьому пацієнт отримає повідомлення з паролем входу і якщо він не проти такого доступу, повідомить пароль лікарю.

Кожен пацієнт отримає доступ до персональної інформації

ВЗ Які плани розвитку електронної медичної системи на перспективу?

– Найближчим часом плануємо масштабний проєкт – Кабінет пацієнта. Нині він уже апробується в тестовому режимі. Сподіваємося, що наприкінці літа, можливо, на початку осені, презентуємо його для широкого загалу. Кожен пацієнт отримає доступ до персональної інформації, яка міститься в ЕСОЗ. І тоді саме його обов’язком буде внесення змін щодо персональних даних, натомість у медичну інформацію пацієнти втрутитися не зможуть. Також у планах інтеграція з мобільним додатком порталу «Дія», через який можна буде увійти в Кабінет пацієнта.

Світлана ТЕРНОВА, «ВЗ»