Організатор заходу «Інститут патології крові та трансфузійної медицини НАМН України» став першою державною установою в Україні, що провела конференцію такого масштабу для працівників медичної сфери у режимі онлайн. Заручившись технологічною підтримкою міжнародного it-партнера та титульного спонсора – одного із найбільших гравців українського фармацевтичного ринку компанії «Юрія-Фарм», конференцію відвідали 30 тисяч спеціалістів з 8 країн світу в online форматі.
Для проведення конференції «Юрія-Фарм» сумісно із SMART business побудували екосистему з 5 продуктів, ядром котрої став Microsoft Dynamics 365 Marketing, що дозволило не лише провести заплановану подію в умовах карантину, а й збільшити кількість учасників з 3500 до 30000.
Кожних 4 роки «Інститут патології крові та трансфузійної медицини НАМН України» за підтримки компанії «Юрія-Фарм» проводить масштабний конгрес з інфузійної терапії. Захід відбувається з 2008 року – у Черкасах (2008 рік), Львові (2012 рік) та Києві (2016 рік), – об’єднуючи спікерів та учасників з різних країн світу. Цього року перед організаторами постало питання, яким чином все ж реалізувати вже традиційну зустріч професіоналів в умовах карантину та створити майданчик для обміну досвіду експертів з різних країн світу.
Минулий конгрес, що проходив у 2016 році, й справді був вдалим – близько 3 тисяч лікарів, понад 500 медичних сестер, 40 кандидатів медичних наук серед відвідувачів. Але коли цього року організаторам вдалось зібрати 30 тисяч учасників у режимі онлайн та побудувати із ними активну взаємодію — це перевершило найсміливіші очікування.
Для технічної реалізації був залучений технологічний партнер — компанія SMART business. Консультант з впровадження рішень Microsoft Dynamics 365 Артем Карпенко розповідає про складові технічного рішення:
“Усі налаштування, наповнення контентом, збір інтересів, розсилка email відбувались в Microsoft Dynamics 365 Marketing. Це додаток для автоматизації маркетингу, котрий персоналізує клієнтський досвід та створює більш вигідні ділові стосунки. Унаслідок цього компанії збільшують кількість потенційних клієнтів та розширюють можливості продажів.
При підготовці заходу було заплановано декілька каналів комунікації на різну аудиторію. Під час тестування гіпотез виявилось, що медичний персонал не є активними користувачами поштових скриньок, тож ми зупинилися на рішенні GMSU Messaging Services для комунікації через sms, Viber меседжі, а також Viber chat bot, де конверсія в реєстрації склала більше 90%”.
Для зручності користувачів було створено особистий кабінет на базі власної розробки SMART business — порталу для дистанційного навчання. В кабінеті користувачі мали змогу:
- Проглянути інформацію про спікерів та доповіді.
- Зібрати особистий план відвідування сесій (був можливий вибір лекцій із 9 тематичних секцій).
- Взяти участь у розіграшах та вікторинах.
- Задати питання спікеру або обговорити матеріали з іншими учасниками конгресу.
- Отримати сертифікат про проходження конференції з власним іменем, прізвищем та мокрою печаткою.
- Проглянути доповіді у записі протягом 2-х тижнів після завершення конгресу.
Так як карантинні обмеження постійно вносили неясність, організатори до останнього не знали, чи вдасться провести подію наживо. Захід було заплановано на жовтень, а остаточне рішення щодо формату було прийняте лише у липні – до фактичної дати було дуже мало часу.«Попри строки, найбільш амбітною ціллю стало – пропрацювати патерни використання рішення учасниками для забезпечення максимальної кількості сервісів у доступній й зручній для них формі. Тим самим скоротивши розрив між “живими” комунікаціями та он-лайн участю» , – говорить Олександр Малиця, керівник напрямку IT-архітектури компанії «Юрія-Фарм». «Це і сервіси перегляду контенту в різних мовних версіях, питання/відповіді та “живі” комунікації серед учасників, участь у вікторинах, формування сертифікатів, доступ до навчальних посібників».
“Ключовим викликом в допомозі організації конгресу стало створення площадки для комунікації лікарів, які на передовій рятують життя, та науковців з України та світу, які були готові ділитися новітніми і прикладними відкриттями, в тому числі і найгострішої проблеми COVID– 19. А головне – зробити цей процес максимально зручним і доступним кожному практикуючому лікарю, забезпечити вчасний зворотній зв’язок та участь у дискусіях. Матеріали конгресу стали навчальним посібником для всіх зацікавлених осіб і були викладені у вільний доступ» – додає Юрій Маркевич, директор з управління взаємовідносинами з клієнтами компанії «Юрія-Фарм»
Світова практика говорить, що для підготовки масштабного онлайн-заходу, від створення контенту до побудови технологічного супроводу, необхідно принаймні 10 тижнів. Ідеальний проміж часу — 15 тижнів. Однак, завдяки готовим рішенням та крос-платформному ПО, які швидко можна об’єднати в одну екосистему, подібні проєкти можуть бути реалізовані у коротші строки так само якісно і в повному обсязі.
“Організація заходу такого масштабу — це комплексна, багаторівнева задача. Наша компанія виконала роль помічника та консультанта на кожному кроці реалізації: від пошуку архітектурного рішення на етапі формування ідеї до його кастомізації, навчання користувачів партнера та активної першої лінії підтримки під час проведення конгресу.
Такі ініціативи — це історія не лише про технологічність, а й про соціальну відповідальність, глобальні цінності та підтримку як лікарів, так і української медичної системи в цілому.
Зібрати досвідчених спікерів з 8 країн, спланувати більше сотні сесій, надати сильний ресурс для технічної реалізації ідеї — усе це потребує колосальних зусиль.”, – ділиться керуючий партнер компанії SMART business Наталія Онищук.
Протягом двох днів 145 доповідей прослухали працівники медичної сфери з України, Казахстану, Таджикистану, Грузії, Молдови, Азербайджану, Узбекистану, Киргизстану та інших країн. Всі комунікації велися в режимі online, тож складалось враження, що усі 30 тисяч слухачів вільно комунікують в одному приміщенні. Великою перевагою було й те, що записи доповідей були доступні ще протягом двох тижнів, тому лікарі могли комфортно спланувати свій робочий день і продовжити перегляд у зручний час.
Важливою складовою будь-якого наукового конгресу є можливість отримання навчальних посібників та сертифікатів для підвищення кваліфікації, що також не стало проблемою – по завершенні кожен учасник міг автоматично згенерувати сертифікат на основі отриманих балів в особистому кабінеті.
«Вважаю на сьогодні разом із партнерами ми змогли надати медичній спільноті рішення, яке дозволяє обмінюватися спеціалізованими інноваціями за допомогою якісного пропрацюівння it-стратегії та діджиталізації процесів. Це дало можливість відвідати конгрес не лише кожному четвертому лікарю України, але й численній кількості лікарів з сусідніх держав, якісно підсиливши загальний рівень освіченості» – продовжує Олександр Малиця.
Організатори та партнери проекту: «Інститут патології крові та трансфузійної медицини НАМН України», фармацевтична компанія «Юрія-Фарм» та Золотий партнер корпорації Microsoft ІТ-компанія SMART business довели — масштабним онлайн-заходам в Україні бути! А медичній спільноті – невпинно розвиватись, стаючи одним із рушіїв технологічного прогресу.
Джерело: Пресс-служба фармацевтичної компанії «Юрія-Фарм»
